EMS 2027
Privacy Policy
Datenschutzerklärung
1. Introduction
Maharashtra Germany Culture Forum e.V. is committed to protecting your privacy and processing your personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation ("GDPR")) and applicable data protection laws.
This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, store and protect your personal data when you register for or attend the European Marathi Sammelan 2027 (the "Event"), when you contact us, and when you use our website at www.ems2027.de (the "Website").
2. Data Controller
Maharashtra Germany Cultural Forum e.V., Adlerstrasse 27, 81827, Munich, Germany.
Registered in the Register of Associations at the Local Court (Amtsgericht) of Nuremberg under VR 202348. Represented by Mr. Amol Naik, Dr. Prajakta Oak and Mr. Jayesh Galgale. Email: info@ems2027.de.
3. Event Host by the Data Controller
European Marathi Sammelan 2027, Date: 25–27 June 2027, Venue: Dolce Jugendstil- Theater (Hotel Dolce by Wyndham) Bad Nauheim, Elvis-Presley-Platz 1, 61231 Bad Nauheim, Germany.
4. Data Processing Officer
We have assessed whether we are required to appoint a data protection officer under Article 37 GDPR and section 38 BDSG. Although more than 20 persons are involved in organising the event, fewer than 20 persons are constantly engaged in the automated processing of personal data. The Finance, Administration and IT teams, which handle relevant personal data, comprise fewer than 10 persons. Other volunteers and organisers do not regularly process personal data. Ticket-holder data is processed through TicketVerz under a data processing agreement. Volunteer and performer data, including IBAN details where required for payments, is handled by the relevant Finance or Administration personnel.
We have also assessed the requirements under Article 37(1)(b) and (c) GDPR and have concluded that they do not apply. Accordingly, we are not required to appoint a data protection officer.
We do not use personal data for automated decision-making or profiling within the meaning of Article 22 of GDPR.
5. Personal Data we collect
When you register for the Event, we collect and process the following personal data:
- The first name and last name of each attendee included in the booking.
- The email address of the person making the booking.
- Country of residence of the person making the booking.
- The number of adult attendees and the number of children attendees.
- Age band of each attendee (0–6 years, 7–15 years and 16 years and above).
- Ticket category selected and the seat allocated.
- Name, email address and telephone number of an emergency contact, where you choose to provide these (optional).
- Payment-related information, as described in section 14.
- The consents you have given or withheld during registration, and the date on which they were given or withdrawn.
- Communications you send to us, including enquiries, feedback, requests, or other communications.
- Technical information collected through the Website, including IP address, browser type and version, operating system, date and time of access and pages accessed, as described in section 11.
This Privacy Policy applies to attendees, performers, volunteers, sponsors, supporters, exhibitors and other individuals who register for or participate in the Event.
6. Purpose of Processing
We process your personal data for the following purposes:
- managing event registrations;
- communicating event-related information;
- organizing and administering the Event;
- administering requests for childcare, where such a service is offered (see section 17(a));
- responding to enquiries;
- improving our website and services;
- complying with legal obligations;
- protecting the safety and security of attendees;
- assessing and administering cancellation, refund and ticket transfer requests;
- documenting and promoting the Event through photographs and recordings, as described in section 18;
- sending you Event-related updates and, where you have consented, information about our sponsors and supporters, as described in section 9(a);
- establishing, exercising and defending legal claims.
7. Legal Basis for Processing
We process personal data on one or more of the following legal bases under Article 6(1) GDPR:
- Article 6(1)(b) GDPR – performance of the contract with you, or steps taken at your request before entering into it: processing your registration, issuing your ticket, taking payment, communicating essential Event information, and administering cancellations, refunds and ticket transfers;
- Article 6(1)(c) GDPR – compliance with our legal obligations, in particular retention obligations under German tax and commercial law;
- Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interests in organizing and administering the Event, in documenting it through general audience and stage photography, in maintaining the security of the Website and the safety of attendees, and in establishing, exercising and defending legal claims;
- Article 6(1)(a) GDPR – your consent, where you have given it: individual and posed photographs, publication of images of children, sharing your details with sponsors, and receiving sponsor and supporter information by email. You may withdraw any consent at any time with effect for the future.
8. Special Category information
In limited circumstances, we may process special categories of personal data, particularly health information. Where you provide a medical certificate, hospital record, death certificate or similar document in support of a cancellation or refund request, we may process the relevant information for that purpose and, where necessary, to establish, exercise or defend legal claims, in accordance with Article 9 GDPR.
If childcare is offered for a future event following an enquiry or specific requirement, we may process information about a child’s allergies or medical needs where necessary for the provision of childcare and in accordance with Article 9 GDPR.
Access to such data is restricted to persons who need it for the relevant purpose, and the data is deleted when it is no longer required, subject to applicable legal retention requirements.
9. Sharing of Personal Data
We share your personal data with the following categories of recipient, in each case only to the extent necessary:
- Ticketing and seat booking provider, TicketVerz GmbH/UG, Akhil Raghu, Bergiusstraße 15, 40880 Ratingen, Germany, which processes registration and booking data on our behalf.
- Payment service provider, TicketVerz GmbH/UG, Akhil Raghu, Bergiusstraße 15, 40880 Ratingen, Germany.
- Venue operator, Dolce by Wyndham Bad Nauheim, and the catering providers engaged for the Event, for the purposes of access control, seating, safety and catering;
- Website hosting provider, as described in section 11, and other IT service providers;
- Photograph and media partners engaged by us, as described in section 18; any childcare provider engaged by us, as described in section 17(a); our professional advisers; and competent public authorities where required by law.
We collaborate with sponsors, supporters, and partners in connection with the Event. No personal data will be shared with, rented to or sold to sponsors without your explicit prior consent, unless otherwise permitted or required by applicable law.
Where a recipient processes personal data on our behalf, we have entered into a data processing agreement with that recipient under Article 28 GDPR.
9(a). Event communication and Sponsors Information
We send you emails containing information necessary for your attendance, such as booking confirmations, program updates, venue and access information and changes to the Event. We do this on the basis of Article 6(1)(b) GDPR and you cannot opt out of these while your booking is active.
Separately, we send emails containing information about our sponsors and supporters, including their names, descriptions, website links and promotional material. We send these only where you have given your consent during registration or afterwards. You may withdraw your consent at any time, with effect for the future, by using the unsubscribe link in any such email or by contacting info@ems2027.de. Withdrawing your consent does not affect your booking or the Event-related communication described above.
Where you have separately consented, we share your name and email address with our sponsors so that they may contact you directly. In that case the sponsor concerned is an independent controller for his own use of your data.
10. Information provided by the Supporters and Sponsors
We may process business information provided by our sponsors, supporters, and partners, including company names, logos, business addresses, website links, promotional materials, and contact details of their authorised representatives, where applicable. Such information is processed solely for the purpose of organising, promoting, and administering the Event and in accordance with our agreements or other documented arrangements with the relevant organisation.
11. Hosting
The website is hosted by Namecheap, Inc, 4600 East Washington Street, Suite 300, Phoenix, AZ 85034, USA. When you visit this website, the hosting provider may automatically collect certain technical information, including:
- IP address
- Browser type and version
- Cookie information
- Operating system
- Standard server accessed pages, logs and files
- Date and time of access
- HTTP status code
- Amount of data transferred
This information is processed to ensure the secure, stable and reliable operation of the Website, to maintain network and information security, and to detect and prevent misuse. The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Server log data is deleted or anonymised as stated in section 20.
12. Data Transfer Outside the EU
Our website is hosted by Namecheap solely for the provision and technical operation of the website. Personal data collected through the event registration and ticketing process is not transferred to or stored by Namecheap. Event registration and payment-related personal data is processed exclusively through our designated ticketing and payment provider, TicketVerz.
We do not intentionally transfer or store event registration personal data outside the European Union (EU). The relevant event registration and payment data is processed and stored within the EU.
13. Ticket Provider
Ticket bookings, registration and payment processing are handled through TicketVerz GmbH/UG, our third-party ticketing and payment provider. TicketVerz processes the personal data required for ticketing, event administration and payment processing, including name, email address and payment-related information.
TicketVerz is established in Germany, and the relevant data is processed and stored within the European Economic Area. We have entered into a data processing agreement with TicketVerz in accordance with Article 28 GDPR.
14. Payment Processing
The Organizer does not receive or store your complete payment card details. We use a reputable third-party registration, seat booking and payment service provider, TicketVerz GmbH/UG, that is required to comply with applicable legal and regulatory requirements relating to the protection and security of personal data. We encourage you to review TicketVerz’s Policy before submitting your payment information.
15. Third-Party Websites
Our website may contain links to third-party websites, products, services, social media platforms, plugins, embedded content, or the websites of our sponsors and supporters. These third-party websites and services operate independently from the Organizer and are governed by their own terms, conditions, and privacy policies.
We encourage you to review the applicable privacy policies and terms of any third-party website or service before providing personal data, making a purchase, registering for any activity, or otherwise interacting with such third-party websites or services.
16. Participant/Performer Data
Individuals who contact us for participation in the Event may provide personal data, including their first and last name, the name of their group, email IDs of performers, their city and country of residence, a link to a recording of a previous performance, and other information relevant to their proposed performance. We process this information to assess the proposed performances, to group performances by region, and to combine performances where program slots are limited, on the basis of Article 6(1)(b) GDPR and Article 6(1)(f) GDPR. We do not download or store the performance recordings themselves. Where we combine performances, we share participants’ email addresses with each other only with their prior consent.
Such information is processed solely for the purpose of evaluating the request and determining suitability for participation in the Event and will not be used for any other purpose without an appropriate legal basis.
17. Exceptional Registration Process
Registration for the Event is generally completed through the Event website and TicketVerz GmbH/UG. In limited cases, we permit volunteers and performers to register by email and pay by bank transfer. Personal data and payment information received through this process will be processed for registration, payment verification, event administration, accounting, and compliance with applicable legal obligations, on the basis of Article 6(1)(b) GDPR and Article 6(1)(c) GDPR.
17(a). Childcare Information
We do not currently offer childcare at the Event. If we decide to offer it, we will engage a specialist provider and will collect from parents or guardians only the information necessary for the safe care of the child, which may include the child’s name, age, allergies, medical needs and routine. The information is processed on the basis of your explicit consent under Article 9(2)(a) of GDPR, is shared only with the childcare provider under a data processing agreement and is deleted within fifteen days after the Event. We will provide separate more detailed information at the point at which any such service is offered.
17(b). Cancellation, Refund and Transfer Request
Where you ask us to cancel your booking, refund your ticket or transfer it to another person, we process the information in your request and any supporting documents you provide. Supporting documents may include medical certificates, hospital records, death certificates, police reports, visa refusal letters or official travel advisories, and may therefore contain data concerning health or other special categories of personal data relating to you or to a member of your family.
We process this information to assess your request and to establish, exercise or defend legal claims, on the basis of Article 6(1)(b), Article 6(1)(f) and Article 9(2)(a) of GDPR. Access is restricted to the members of the committee responsible for finance and registration. We record our decision and the general grounds for it, and we delete the underlying supporting documents within ninety (90) days after the request has been finally determined, unless we need to retain them for longer to defend a legal claim.
18. Photographs and Video Recording
Photographs and video recordings will be taken during the Event and may include identifiable attendees, participants, performers, speakers, volunteers and visitors. These may be used to document the Event and to promote the European Marathi Sammelan, including on our website, our official social media channels, in newsletters, with our media partners and in other Event-related publications.
We distinguish between two kinds of image. General audience, atmosphere and stage photography, in which individuals may be visible as part of the gathering, is processed on the basis of our legitimate interest under Article 6(1)(f) GDPR, read with section 23(1) no. 3 of the German Act on Copyright in Works of Fine Art and Photography (KunstUrhG). Individual and posed photographs, close-up portraits, interviews, images of children, and any use of an image in advertising or sponsor materials are processed only on the basis of your consent under Article 6(1)(a) GDPR, which you may withdraw at any time with effect for the future.
You have the right to object at any time to processing based on our legitimate interest. To make this straightforward you may object to being photographed or recorded. If you do not wish to be photographed, please inform the photographer / Event Organizer at the time of the event and decline to be included.
We will make reasonable efforts to respect your request. However, incidental appearances in group, crowd, or background photographs may occur and may not always be removable.
If an identifiable individual photograph or recording of you is subsequently published on our social media channels, please contact us at info@ems2027.de, and we will make reasonable efforts to remove it. This does not apply to group, crowd, or event photographs where your individual appearance cannot reasonably be removed.
Where an image has been published on a social media platform, we will delete it from our own channels, but we cannot guarantee the removal of copies that third parties have made or shared.
19. Cookies
Our website uses only essential cookies that are necessary for the secure operation and functionality of the Website, including enabling core features such as page navigation, event registration, and security. These cookies do not collect personal data for advertising or marketing purposes.
You may configure your browser to refuse or delete cookies; however, doing so may affect the functionality and performance of certain features of the Website.
If we introduce non-essential cookies or similar technologies in the future, this Privacy Policy will be updated accordingly, and where required by applicable law, your consent will be obtained before such cookies are used.
20. Data Retention
We retain personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes described in this Privacy Policy, comply with applicable legal obligations, resolve disputes, and establish, exercise, or defend legal claims.
Unless a longer retention period is required or permitted by law:
- Registration and booking data: retained until the end of the third calendar year following the Event (31 December 2030), which corresponds to the standard limitation period for contractual claims under sections 195 and 199 of the German Civil Code (BGB).
- Billing and payment records: retained for up to 10 years, as required by applicable German tax and accounting laws.
- Communication data: retained for as long as necessary to respond to and administer the relevant enquiry.
- Childcare information: within 30 days after the Event (if childcare is provided).
- Links to performance recordings submitted for evaluation: once the performer selection process has been completed.
- Photograph and video recordings of attendees taken by us at the Event: retained in our archive for up to 24 months after the Event, except where a longer period is agreed with the individuals concerned or where the material forms part of the historical record of the Sammelan and no identifiable individual has objected.
- Emergency contact details: deleted within 30 days after the Event.
- Cancellation and refund supporting documents: deleted within 90 days after the final determination of the request, as described in section 17(b).
- Server log data: as stated in section 11.
After the applicable retention period expires, personal data will be securely deleted or anonymised, unless a longer retention period is required by law.
21. Analytics
We do not use tracking or analytics tools that process personal data without consent. If analytics are enabled in the future, this Privacy Policy will be updated accordingly.
22. Data Security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure, or access. Access to personal data is limited to authorised individuals who require such access for the purposes described in this Privacy Policy. We regularly review and, where appropriate, update our security measures to help ensure the ongoing protection of personal data.
23. Your Rights
Subject to the conditions set out in the GDPR you have the following rights in relation to your personal data:
- The right of access (Article 15 GDPR) – to obtain confirmation of whether we process your data and, if so, a copy of it;
- The right to rectification (Article 16 GDPR) – to have inaccurate data corrected and incomplete data completed;
- The right to erasure (Article 17 GDPR) – to have your data deleted where one of the grounds in the GDPR applies;
- The right to restriction of processing (Article 18 GDPR);
- The right to data portability (Article 20 GDPR) – to receive the data you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format;
- The right to object (Article 21 GDPR) – to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to processing based on our legitimate interest, including the photography described in section 18;
- The right to withdraw consent (Article 7(3) GDPR) at any time, with effect for the future, where processing is based on your consent; and
- The right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Article 77 GDPR).
To exercise any of these rights, please contact us at info@ems2027.de. We will respond without undue delay and in any event within one month of receiving your request.
The supervisory authority competent for us is the Bavarian Data Protection Authority (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germany. You may also lodge a complaint with the supervisory authority of your habitual residence or place of work.
24. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. Any changes will be published on this page together with the updated "Last Updated" date.
25. Contact Us
If you have any questions regarding this Privacy Policy or the processing of your personal data, please contact:
Maharashtra Germany Cultural Forum e.V., Adlerstrasse 27, 81827, Munich, Germany.
Registered in the Register of Associations at the Local Court (Amtsgericht) of Nuremberg under VR 202348. Represented by Mr. Amol Naik, Dr. Prajakta Oak, Mr. Jayesh Galgale. Email: info@ems2027.de.
1. Einleitung
Der Maharashtra Germany Cultural Forum e.V. verpflichtet sich zum Schutz Ihrer Privatsphäre und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DSGVO“) sowie den sonstigen anwendbaren Datenschutzvorschriften.
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, offenlegen, speichern und schützen, wenn Sie sich für das European Marathi Sammelan 2027 (die „Veranstaltung“) anmelden oder daran teilnehmen, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen und wenn Sie unsere Website unter www.ems2027.de (die „Website“) nutzen.
2. Verantwortlicher
Maharashtra Germany Cultural Forum e.V., Adlerstrasse 27, 81827 München, Deutschland.
Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Nürnberg unter VR 202348. Vertreten durch Herrn Amol Naik, Dr. Prajakta Oak und Herrn Jayesh Galgale. E-Mail: info@ems2027.de.
3. Vom Verantwortlichen ausgerichtete Veranstaltung
European Marathi Sammelan 2027, Datum: 25.–27. Juni 2027, Veranstaltungsort: Dolce Jugendstil-Theater (Hotel Dolce by Wyndham) Bad Nauheim, Elvis-Presley-Platz 1, 61231 Bad Nauheim, Deutschland.
4. Datenschutzbeauftragter
Wir haben geprüft, ob wir gemäß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind. Obwohl mehr als 20 Personen an der Organisation der Veranstaltung beteiligt sind, sind weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Die Teams für Finanzen, Verwaltung und IT, die mit relevanten personenbezogenen Daten umgehen, umfassen weniger als 10 Personen. Andere ehrenamtlich Tätige und Organisatoren verarbeiten personenbezogene Daten nicht regelmäßig. Daten von Ticketinhabern werden durch TicketVerz auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Daten von ehrenamtlich Tätigen und Mitwirkenden, einschließlich gegebenenfalls für Zahlungen erforderlicher IBAN-Daten, werden durch die zuständigen Personen aus den Bereichen Finanzen oder Verwaltung verarbeitet.
Wir haben außerdem die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO geprüft und sind zu dem Ergebnis gelangt, dass diese nicht erfüllt sind. Daher sind wir nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.
Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für automatisierte Entscheidungen oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.
5. Von uns erhobene personenbezogene Daten
Wenn Sie sich für die Veranstaltung anmelden, erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
- Vor- und Nachname jeder in der Buchung enthaltenen teilnehmenden Person.
- E-Mail-Adresse der Person, die die Buchung vornimmt.
- Wohnsitzland der Person, die die Buchung vornimmt.
- Anzahl der teilnehmenden Erwachsenen und Anzahl der teilnehmenden Kinder.
- Altersgruppe jeder teilnehmenden Person (0–6 Jahre, 7–15 Jahre und ab 16 Jahren).
- Gewählte Ticketkategorie und zugewiesener Sitzplatz.
- Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer einer Kontaktperson für Notfälle, sofern Sie diese freiwillig angeben.
- Zahlungsbezogene Informationen gemäß Abschnitt 14.
- Die von Ihnen im Rahmen der Registrierung erteilten oder verweigerten Einwilligungen sowie das Datum ihrer Erteilung oder ihres Widerrufs.
- Mitteilungen, die Sie an uns senden, einschließlich Anfragen, Feedback, Ersuchen oder sonstiger Kommunikation.
- Über die Website erhobene technische Informationen, einschließlich IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie aufgerufene Seiten, wie in Abschnitt 11 beschrieben.
Diese Datenschutzerklärung gilt für Teilnehmende, Mitwirkende, ehrenamtlich Tätige, Sponsoren, Unterstützer, Aussteller und sonstige Personen, die sich für die Veranstaltung anmelden oder an ihr teilnehmen.
6. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Verwaltung der Veranstaltungsanmeldungen;
- Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen;
- Organisation und Durchführung der Veranstaltung;
- Bearbeitung von Anfragen zur Kinderbetreuung, sofern ein solcher Service angeboten wird (siehe Abschnitt 17(a));
- Beantwortung von Anfragen;
- Verbesserung unserer Website und unserer Dienstleistungen;
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
- Gewährleistung der Sicherheit der Teilnehmenden;
- Prüfung und Bearbeitung von Stornierungs-, Erstattungs- und Ticketübertragungsanträgen;
- Dokumentation und Bewerbung der Veranstaltung durch Fotografien und Aufzeichnungen, wie in Abschnitt 18 beschrieben;
- Zusendung veranstaltungsbezogener Aktualisierungen sowie – sofern Sie eingewilligt haben – Informationen über unsere Sponsoren und Unterstützer, wie in Abschnitt 9(a) beschrieben;
- Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO – Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage: Bearbeitung Ihrer Anmeldung, Ausstellung Ihres Tickets, Entgegennahme der Zahlung, Übermittlung wesentlicher Informationen zur Veranstaltung sowie Bearbeitung von Stornierungen, Erstattungen und Ticketübertragungen;
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO – Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, insbesondere Aufbewahrungspflichten nach deutschem Steuer- und Handelsrecht;
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO – unsere berechtigten Interessen an der Organisation und Durchführung der Veranstaltung, ihrer Dokumentation durch allgemeine Publikums- und Bühnenfotografie, der Aufrechterhaltung der Sicherheit der Website und der Teilnehmenden sowie der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen;
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO – Ihre Einwilligung, soweit Sie diese erteilt haben: für Einzel- und gestellte Fotografien, die Veröffentlichung von Bildern von Kindern, die Weitergabe Ihrer Daten an Sponsoren sowie den Erhalt von Informationen über Sponsoren und Unterstützer per E-Mail. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
8. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
In begrenzten Fällen können wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, insbesondere Gesundheitsdaten. Wenn Sie zur Begründung eines Stornierungs- oder Erstattungsantrags ein ärztliches Attest, Krankenhausunterlagen, eine Sterbeurkunde oder ein vergleichbares Dokument vorlegen, können wir die darin enthaltenen relevanten Informationen zu diesem Zweck und, soweit erforderlich, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 9 DSGVO verarbeiten.
Falls aufgrund einer Anfrage oder eines besonderen Bedarfs bei einer zukünftigen Veranstaltung Kinderbetreuung angeboten wird, können wir Informationen über Allergien oder medizinische Bedürfnisse eines Kindes verarbeiten, soweit dies für die Betreuung erforderlich ist und im Einklang mit Art. 9 DSGVO erfolgt.
Der Zugriff auf solche Daten ist auf Personen beschränkt, die diese für den jeweiligen Zweck benötigen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, vorbehaltlich anwendbarer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
9. Weitergabe personenbezogener Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern weiter, jeweils nur soweit dies erforderlich ist:
- Anbieter für Ticketing und Sitzplatzbuchung, TicketVerz GmbH/UG, Akhil Raghu, Bergiusstraße 15, 40880 Ratingen, Deutschland, der Registrierungs- und Buchungsdaten in unserem Auftrag verarbeitet.
- Zahlungsdienstleister, TicketVerz GmbH/UG, Akhil Raghu, Bergiusstraße 15, 40880 Ratingen, Deutschland.
- Betreiber des Veranstaltungsortes, Dolce by Wyndham Bad Nauheim, sowie die für die Veranstaltung beauftragten Catering-Anbieter zu Zwecken der Zutrittskontrolle, Sitzplatzorganisation, Sicherheit und Verpflegung;
- Website-Hosting-Anbieter gemäß Abschnitt 11 sowie sonstige IT-Dienstleister;
- von uns beauftragte Foto- und Medienpartner gemäß Abschnitt 18; gegebenenfalls von uns beauftragte Anbieter von Kinderbetreuung gemäß Abschnitt 17(a); unsere professionellen Berater sowie zuständige Behörden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Im Zusammenhang mit der Veranstaltung arbeiten wir mit Sponsoren, Unterstützern und Partnern zusammen. Ohne Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung werden personenbezogene Daten weder an Sponsoren weitergegeben noch an diese vermietet oder verkauft, sofern dies nicht anderweitig gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist.
Soweit ein Empfänger personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, haben wir mit diesem gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
9(a). Veranstaltungsbezogene Kommunikation und Informationen von Sponsoren
Wir senden Ihnen E-Mails mit Informationen, die für Ihre Teilnahme erforderlich sind, beispielsweise Buchungsbestätigungen, Programmaktualisierungen, Informationen zum Veranstaltungsort und zum Zugang sowie Änderungen der Veranstaltung. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Solange Ihre Buchung aktiv ist, können Sie dem Erhalt dieser notwendigen Mitteilungen nicht widersprechen.
Unabhängig davon senden wir E-Mails mit Informationen über unsere Sponsoren und Unterstützer, einschließlich deren Namen, Beschreibungen, Website-Links und Werbematerialien. Solche E-Mails versenden wir nur, wenn Sie hierzu während der Registrierung oder später eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Abmeldelink in einer solchen E-Mail verwenden oder uns unter info@ems2027.de kontaktieren. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf Ihre Buchung oder die vorstehend beschriebene veranstaltungsbezogene Kommunikation.
Sofern Sie gesondert eingewilligt haben, geben wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an unsere Sponsoren weiter, damit diese Sie unmittelbar kontaktieren können. In diesem Fall ist der betreffende Sponsor für seine eigene Nutzung Ihrer Daten eigenständig Verantwortlicher.
10. Von Unterstützern und Sponsoren bereitgestellte Informationen
Wir können geschäftliche Informationen verarbeiten, die von unseren Sponsoren, Unterstützern und Partnern bereitgestellt werden, einschließlich Unternehmensnamen, Logos, Geschäftsanschriften, Website-Links, Werbematerialien und gegebenenfalls Kontaktdaten ihrer bevollmächtigten Vertreter. Diese Informationen werden ausschließlich zum Zweck der Organisation, Bewerbung und Durchführung der Veranstaltung und im Einklang mit unseren Vereinbarungen oder sonstigen dokumentierten Absprachen mit der jeweiligen Organisation verarbeitet.
11. Hosting
Die Website wird von Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Suite 300, Phoenix, AZ 85034, USA, gehostet. Beim Besuch dieser Website kann der Hosting-Anbieter automatisch bestimmte technische Informationen erheben, darunter:
- IP-Adresse
- Browsertyp und -version
- Cookie-Informationen
- Betriebssystem
- Standardmäßige Serverdaten, aufgerufene Seiten, Protokolle und Dateien
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- HTTP-Statuscode
- Übertragene Datenmenge
Diese Informationen werden verarbeitet, um einen sicheren, stabilen und zuverlässigen Betrieb der Website zu gewährleisten, die Netzwerk- und Informationssicherheit aufrechtzuerhalten sowie Missbrauch zu erkennen und zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Server-Logdaten werden nach Maßgabe der in Abschnitt 20 genannten Fristen gelöscht oder anonymisiert.
12. Datenübermittlung außerhalb der EU
Unsere Website wird von Namecheap ausschließlich zur Bereitstellung und zum technischen Betrieb der Website gehostet. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Veranstaltungsregistrierung und des Ticketing-Prozesses erhoben werden, werden nicht an Namecheap übermittelt oder dort gespeichert. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Veranstaltungsregistrierung und Zahlungen werden ausschließlich über unseren vorgesehenen Ticketing- und Zahlungsanbieter TicketVerz verarbeitet.
Wir übermitteln oder speichern personenbezogene Daten aus der Veranstaltungsregistrierung nicht absichtlich außerhalb der Europäischen Union (EU). Die betreffenden Registrierungs- und Zahlungsdaten werden innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert.
13. Ticketanbieter
Ticketbuchungen, Registrierung und Zahlungsabwicklung erfolgen über TicketVerz GmbH/UG, unseren externen Ticketing- und Zahlungsdienstleister. TicketVerz verarbeitet die für Ticketing, Veranstaltungsverwaltung und Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich Name, E-Mail-Adresse und zahlungsbezogener Informationen.
TicketVerz hat seinen Sitz in Deutschland; die betreffenden Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet und gespeichert. Wir haben mit TicketVerz gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
14. Zahlungsabwicklung
Der Veranstalter erhält oder speichert Ihre vollständigen Zahlungskartendaten nicht. Wir nutzen TicketVerz GmbH/UG als externen Anbieter für Registrierung, Sitzplatzbuchung und Zahlungsabwicklung. Dieser Anbieter ist verpflichtet, die anwendbaren gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten einzuhalten. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen von TicketVerz zu lesen, bevor Sie Ihre Zahlungsinformationen übermitteln.
15. Websites Dritter
Unsere Website kann Links zu Websites, Produkten oder Dienstleistungen Dritter, zu Social-Media-Plattformen, Plugins, eingebetteten Inhalten oder zu Websites unserer Sponsoren und Unterstützer enthalten. Diese Websites und Dienste Dritter werden unabhängig vom Veranstalter betrieben und unterliegen ihren eigenen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen.
Wir empfehlen Ihnen, die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen und Bedingungen einer Website oder eines Dienstes Dritter zu prüfen, bevor Sie personenbezogene Daten bereitstellen, einen Kauf tätigen, sich für eine Aktivität registrieren oder anderweitig mit solchen Websites oder Diensten Dritter interagieren.
16. Daten von Teilnehmenden/Mitwirkenden
Personen, die uns im Hinblick auf eine Mitwirkung an der Veranstaltung kontaktieren, können personenbezogene Daten bereitstellen, darunter Vor- und Nachname, Name ihrer Gruppe, E-Mail-Adressen der Mitwirkenden, Wohnort und Wohnsitzland, einen Link zu einer Aufzeichnung eines früheren Auftritts sowie weitere für den vorgeschlagenen Auftritt relevante Informationen. Wir verarbeiten diese Informationen, um die vorgeschlagenen Auftritte zu bewerten, Auftritte nach Regionen zu gruppieren und Auftritte zusammenzuführen, wenn nur begrenzte Programmplätze zur Verfügung stehen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Wir laden die Aufzeichnungen der Auftritte nicht herunter und speichern sie nicht. Wenn wir Auftritte zusammenführen, geben wir die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden nur mit deren vorheriger Einwilligung untereinander weiter.
Diese Informationen werden ausschließlich zur Bewertung der Anfrage und zur Feststellung der Eignung für eine Teilnahme an der Veranstaltung verarbeitet und ohne eine entsprechende Rechtsgrundlage nicht für andere Zwecke verwendet.
17. Ausnahmsweises Registrierungsverfahren
Die Registrierung für die Veranstaltung erfolgt grundsätzlich über die Veranstaltungswebsite und TicketVerz GmbH/UG. In begrenzten Ausnahmefällen gestatten wir ehrenamtlich Tätigen und Mitwirkenden, sich per E-Mail anzumelden und per Banküberweisung zu zahlen. Personenbezogene Daten und Zahlungsinformationen, die wir im Rahmen dieses Verfahrens erhalten, werden für Registrierung, Zahlungsprüfung, Veranstaltungsverwaltung, Buchhaltung und zur Erfüllung anwendbarer gesetzlicher Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verarbeitet.
17(a). Informationen zur Kinderbetreuung
Derzeit bieten wir bei der Veranstaltung keine Kinderbetreuung an. Sollten wir uns entscheiden, eine solche anzubieten, werden wir einen spezialisierten Anbieter beauftragen und von Eltern oder Erziehungsberechtigten nur diejenigen Informationen erheben, die für eine sichere Betreuung des Kindes erforderlich sind. Hierzu können Name, Alter, Allergien, medizinische Bedürfnisse und Tagesroutine des Kindes gehören. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Die Informationen werden ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags an den Anbieter der Kinderbetreuung weitergegeben und innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Veranstaltung gelöscht. Sobald ein solcher Service angeboten wird, stellen wir gesonderte, detailliertere Informationen zur Verfügung.
17(b). Stornierungs-, Erstattungs- und Übertragungsanträge
Wenn Sie uns um Stornierung Ihrer Buchung, Erstattung Ihres Tickets oder Übertragung des Tickets auf eine andere Person ersuchen, verarbeiten wir die in Ihrem Antrag enthaltenen Informationen sowie die von Ihnen vorgelegten Nachweise. Zu den Nachweisen können ärztliche Atteste, Krankenhausunterlagen, Sterbeurkunden, Polizeiberichte, Visa-Ablehnungsschreiben oder behördliche Reisewarnungen gehören. Diese Unterlagen können daher Gesundheitsdaten oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten über Sie oder ein Familienmitglied enthalten.
Wir verarbeiten diese Informationen zur Prüfung Ihres Antrags sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Der Zugriff ist auf die für Finanzen und Registrierung zuständigen Ausschussmitglieder beschränkt. Wir dokumentieren unsere Entscheidung und die allgemeinen Gründe hierfür und löschen die zugrunde liegenden Nachweise innerhalb von neunzig (90) Tagen nach endgültiger Entscheidung über den Antrag, sofern wir sie nicht zur Verteidigung eines Rechtsanspruchs länger aufbewahren müssen.
18. Fotografien und Videoaufzeichnungen
Während der Veranstaltung werden Fotografien und Videoaufzeichnungen angefertigt, auf denen identifizierbare Teilnehmende, Mitwirkende, Künstler, Referenten, ehrenamtlich Tätige und Besucher abgebildet sein können. Diese Aufnahmen können zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Bewerbung des European Marathi Sammelan verwendet werden, einschließlich auf unserer Website, unseren offiziellen Social-Media-Kanälen, in Newslettern, durch unsere Medienpartner und in sonstigen veranstaltungsbezogenen Veröffentlichungen.
Wir unterscheiden zwischen zwei Arten von Bildaufnahmen: Allgemeine Publikums-, Stimmungs- und Bühnenaufnahmen, auf denen einzelne Personen als Teil der Versammlung erkennbar sein können, werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Verbindung mit § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG verarbeitet. Einzel- und gestellte Fotografien, Nahaufnahmen, Interviews, Bilder von Kindern sowie jede Verwendung eines Bildes in Werbe- oder Sponsorenmaterialien werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO verarbeitet. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen eine Verarbeitung einzulegen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht. Sie können insbesondere der Anfertigung von Foto- oder Videoaufnahmen Ihrer Person widersprechen. Wenn Sie nicht fotografiert oder aufgezeichnet werden möchten, informieren Sie bitte den Fotografen bzw. den Veranstalter während der Veranstaltung und erklären Sie, dass Sie nicht aufgenommen werden möchten.
Wir werden angemessene Anstrengungen unternehmen, um Ihren Wunsch zu berücksichtigen. Gleichwohl kann es zu zufälligen Abbildungen in Gruppen-, Publikums- oder Hintergrundaufnahmen kommen, die nicht in jedem Fall entfernt werden können.
Falls später eine identifizierbare Einzelaufnahme oder Aufzeichnung von Ihnen auf unseren Social-Media-Kanälen veröffentlicht wird, kontaktieren Sie uns bitte unter info@ems2027.de. Wir werden angemessene Anstrengungen unternehmen, um sie zu entfernen. Dies gilt nicht für Gruppen-, Publikums- oder Veranstaltungsaufnahmen, bei denen Ihre individuelle Abbildung nicht mit vertretbarem Aufwand entfernt werden kann.
Wurde ein Bild auf einer Social-Media-Plattform veröffentlicht, löschen wir es aus unseren eigenen Kanälen; wir können jedoch nicht gewährleisten, dass Kopien entfernt werden, die Dritte angefertigt oder weitergegeben haben.
19. Cookies
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies, die für den sicheren Betrieb und die Funktionsfähigkeit der Website notwendig sind, einschließlich grundlegender Funktionen wie Seitennavigation, Veranstaltungsregistrierung und Sicherheit. Diese Cookies erheben keine personenbezogenen Daten zu Werbe- oder Marketingzwecken.
Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass Cookies abgelehnt oder gelöscht werden. Dies kann jedoch die Funktionsfähigkeit und Leistung bestimmter Funktionen der Website beeinträchtigen.
Sollten wir künftig nicht technisch erforderliche Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert. Soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, wird vor dem Einsatz solcher Cookies Ihre Einwilligung eingeholt.
20. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke, zur Erfüllung anwendbarer gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Sofern gesetzlich keine längere Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben oder zulässig ist:
- Registrierungs- und Buchungsdaten: Speicherung bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Veranstaltung (31. Dezember 2030), entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche gemäß §§ 195, 199 BGB.
- Abrechnungs- und Zahlungsunterlagen: Aufbewahrung für bis zu 10 Jahre, soweit dies nach den anwendbaren deutschen Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften erforderlich ist.
- Kommunikationsdaten: Speicherung so lange, wie dies zur Beantwortung und Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist.
- Informationen zur Kinderbetreuung: Löschung innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung (sofern Kinderbetreuung angeboten wurde).
- Links zu zur Bewertung eingereichten Aufzeichnungen von Auftritten: Löschung bzw. Entfernung nach Abschluss des Auswahlverfahrens für Mitwirkende.
- Von uns bei der Veranstaltung angefertigte Foto- und Videoaufnahmen von Teilnehmenden: Aufbewahrung in unserem Archiv für bis zu 24 Monate nach der Veranstaltung, es sei denn, mit den betroffenen Personen wurde eine längere Dauer vereinbart oder das Material ist Teil der historischen Dokumentation des Sammelan und keine identifizierbare Person hat widersprochen.
- Kontaktdaten für Notfälle: Löschung innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung.
- Nachweise zu Stornierungs- und Erstattungsanträgen: Löschung innerhalb von 90 Tagen nach der endgültigen Entscheidung über den Antrag, wie in Abschnitt 17(b) beschrieben.
- Server-Logdaten: wie in Abschnitt 11 angegeben.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten sicher gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
21. Analyse
Wir verwenden keine Tracking- oder Analysetools, die personenbezogene Daten ohne Einwilligung verarbeiten. Sollten künftig Analysetools eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.
22. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf befugte Personen beschränkt, die diesen Zugriff für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke benötigen. Wir überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und aktualisieren sie gegebenenfalls, um den fortlaufenden Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
23. Ihre Rechte
Unter den in der DSGVO festgelegten Voraussetzungen stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und, sofern dies der Fall ist, eine Kopie dieser Daten zu erhalten;
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – das Recht, unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen;
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern einer der in der DSGVO vorgesehenen Gründe vorliegt;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten;
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine auf unseren berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung Widerspruch einzulegen, einschließlich der in Abschnitt 18 beschriebenen Fotografie;
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht; und
- Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@ems2027.de. Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang beantworten.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland. Sie können sich außerdem bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes beschweren.
24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite zusammen mit dem aktualisierten Datum „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht.
25. Kontakt
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte:
Maharashtra Germany Cultural Forum e.V., Adlerstrasse 27, 81827 München, Deutschland.
Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Nürnberg unter VR 202348. Vertreten durch Herrn Amol Naik, Dr. Prajakta Oak und Herrn Jayesh Galgale. E-Mail: info@ems2027.de.